Comment remplir/compléter facilement son premier bilan pédagogique et financier ?

remplir bilan financier et pédagogique

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Remplir le formulaire de son premier bilan pédagogique et financier lorsqu’on est formateur indépendant ou organisme de formation, c’est toute une aventure. Pour vous éviter les sueurs froides, nous vous donnons quelques astuces spéciales premier bilan !

Un bilan pédagogique et financier, qu’est-ce que c’est ?

Les organismes concernés par le BPF

Si vous êtes un organisme de formation, que vous soyez un formateur indépendant ou bien une société, alors vous êtes directement concerné par le bilan pédagogique et financier. Communément appelé BPF dans le jargon, il va résumer votre activité de formation sur un an complet. Il est obligatoire, même si votre activité n’est que partielle ou que vous l’exercez en complément de revenus. 

Doceo Formation est une passerelle digitale qui aide les formateurs indépendants et organismes de formation à gérer leur activité au sein du marché de la formation. En choisissant de passer par cette start-up, vous vous faciliterez la tâche lors des démarches administratives qui peuvent être, on ne va pas se le cacher, assez stressantes. Vous pouvez tout à fait être indépendant mais choisir de ne pas être seul ! Avec Doceo Formation, vous aurez la possibilité de entourer de personnes du métier, compétentes et qui sauront vous aiguiller dans de telles démarches.

Les documents requis pour établir son premier bilan

Pour déclarer votre premier bilan pédagogique et financier auprès de la DIRECCTE, vous devrez remplir un document CERFA contenant un certain nombre de cadres :

  • Cadre A : l’identification et la caractérisation de votre organisme ;
  • Cadre B : les dates exactes de l’exercice comptable sur lesquelles votre BPF va porter ;
  • Cadre C : l’ensemble des produits recensés par votre organisme sur une année comptable (qui règle la prestation de formation ?) ;
  • Cadre D : l’ensemble des charges de votre organisme liées à l’activité de formation professionnelle ;
  • Cadre E : les formateurs de l’organisme ;
  • Cadre F & G : le bilan pédagogique (nombre de stagiaires, etc.) ;
  • Cadre H : le nom du dirigeant légal de votre organisme. 

Si vous avez réuni tous ces éléments, BRAVO ! Vous êtes arrivé au bout de votre premier bilan pédagogique et financier. Si ce n’est pas le cas, continuez de lire, nous répondrons à vos interrogations. 

Faire/ établir un bilan pédagogique et financier en tant que formateur indépendant

Si vous êtes formateur indépendant, vous êtes bien évidemment concerné et logé à la même enseigne que l’organisme de formation en matière de bilan pédagogique et financier. Vous devrez au préalable avoir déclaré votre activité au sein de la préfecture et bénéficier d’un statut de micro entrepreneur (anciennement autoentrepreneur) au sein de l’URSSAF. Vous disposerez alors d’un numéro de SIRET qui sera le « tampon »/ la référence de votre entreprise, et vous sera demandé lors du bilan, et d’un éventuel contrôle de votre activité de formateur indépendant. 

Petit rappel : même si vous n’avez entrepris aucune action de formation dans l’année, vous devez quand même remplir le formulaire de votre BPF. Une case « néant » est prévue pour fournir l’information dans le document de déclaration d’activité. 

À quoi sert le BPF, pour votre organisme de formation ?

Le bilan financier et pédagogique, une sécurité administrative

Entreprendre une action de formation, c’est aussi s’engager à « rendre des comptes » sur la qualité des cours dispensés. Le bilan pédagogique et financier est une sorte de sécurité administrative : vous fournissez la preuve que vous avez bien entrepris des actions de formation et donné des cours auprès de vos clients. 

En l’absence de la remise du formulaire de votre BPF, vous risquez des sanctions pénales et administratives : une amende de 4 500 € ainsi qu’une interdiction temporaire ou même définitive d’exercer une activité en tant que dirigeant d’organisme de formation… L’annulation de votre déclaration d’activité est également une sentence qui peut être appliquée en cas de non-respect des lois administratives régissant le secteur du développement de compétences. 

Alors autant ne pas minimiser l’importance de votre bilan pédagogique et financier !

Qui doit remplir la déclaration du BPF ?

L’article L.6352-11 du Code du travail est clair : « Une personne qui réalise des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle défini à l’article L. 6313-1 adresse chaque année à l’autorité administrative un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de leur activité. ». Donc tout dirigeant d’organisme de formation ou formateur indépendant se voit dans l’obligation de déclarer son BPF chaque année après de la DIRECCTE. En général, la date fixée pour la remise du compte rendu d’activité est le 30 avril (cette date pouvant varier suivant la situation sanitaire).

Une vue d’ensemble sur votre activité de formation

Créer son premier bilan pédagogique et financier permet de prendre du recul et de faire le point sur les activités de formation dispensées au cours de l’année. Il retrace votre activité, vous pourrez vous appuyer sur lui pour établir vos premières statistiques et analyser les actions menées par votre entreprise sous un angle nouveau. 

Réaliser une action de développement des compétences, qui plus est de qualité, peut être un travail réellement gratifiant. Le BPF peut vous aider à vous en rendre compte, lorsque vous verrez sur papier le nombre de clients que vous avez accueillis : il représente le nombre de personnes qui auront acquis des connaissances grâce à vous !

Utiliser la télédéclaration pour déclarer son activité de formation

Qu’est-ce que la télédéclaration ?

La télédéclaration ou télétransmission est le fait de déclarer son activité en ligne. Vous n’avez plus besoin d’envoyer une copie signée de votre bilan pédagogique et financier par courrier à la DIRECCTE. La télétransmission du BPF par l’application fait foi. 

Le premier atout de la télétransmission des données est la dimension écologique. Plus de papier à utiliser ! Vous gagnerez également du temps en passant par Internet : terminées les files interminables et les minutes passées à attendre. Pour finir, le temps de traitement des dossiers est généralement plus rapide que lors du traitement papier. Que des avantages ! 

Comment faire ma déclaration en télétransmission ?

Pour déclarer votre BPF en ligne, vous devrez télécharger l’application Mon activité formation. Lors de votre première connexion, vous créez un compte avec votre numéro de SIRET et une adresse électronique valide. En ouvrant votre boîte mail, vous recevrez un courriel d’activation de votre compte. Vous irez ensuite sur le site ou l’application pour accéder au service « Mon activité formation DA/BPF ». À partir de là, vous aurez accès à la plateforme en ligne qui vous servira à déclarer votre activité de formation professionnelle. 

Si vous avez du mal à remplir votre déclaration, vous pourrez contacter le service régional de contrôle qui saura vous aiguiller dans votre télétransmission. Vous trouverez également sur le Web des vidéos sous forme de tuto qui expliquent comment déclarer votre activité en ligne. 

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