Qualiopi c’est quoi exactement ?

qualiopi c'est quoi

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Qu’est-ce que Qualiopi ? Qui est concerné par cette certification ? Comment et pourquoi obtenir la certification Qualiopi ? Les réponses à ces questions sont dans cet article.

La certification de formation Qualiopi

La loi “avenir professionnel” a pour but de garantir une qualité renforcée des organismes de formation professionnelle, d’apprentissage et de développement des compétences. 

La certification Qualiopi devient donc la certification unique de toute entité ou organisme de formation. Elle remplace et simplifie le système d’authentification des organismes de formation. En effet, pour le moment, ce système compte 53 certifications CNEFOP et le référencement par DataDock n’est en vérité qu’une procédure administrative désormais. Cette dernière reste valable mais elle n’offre pas la garantie de qualité permise par la certification Qualiopi. 

À partir du 1er janvier 2022, la certification Qualiopi va simplifier et renforcer ce système notamment grâce au référentiel national qualité. Ce référentiel comporte donc 7 critères : 

  • Informer les publics
  • Concevoir la prestation
  • Mettre en oeuvre l’action de formation
  • Mobiliser les moyens nécessaires
  • Maîtriser les compétences des personnels
  • Effectuer une veille de son environnement
  • Se faire évaluer pour s’améliorer

Pour respecter ces 7 critères, on retrouve 32 indicateurs dont 22 indicateurs communs à toutes les actions destinées à la validation des compétences et 10 spécifiques en fonction de l’organisme (organisme de formations, organisme de bilans de compétences, organisme d’apprentissage et organisme de Validation des Acquis de l’Expérience).

À qui s’adresse cette certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est destinée aux formateurs indépendants et aux organismes de formations, de bilans de compétences, d’apprentissage et de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). Cette nouvelle certification regroupe désormais tous ces organismes sous le nom de prestataires d’actions concourant au développement des compétences

Pour les entreprises désirant bénéficier des aides de l’État, il faudra obtenir une certification qualité Qualiopi pour chaque numéro de déclaration d’activité.

Cependant, sous certaines conditions, un organisme multi-site peut obtenir le droit d’avoir une seule certification pour tous ses sites. Pour cela, l’organisme doit posséder un lien juridique ou contractuel avec toutes ses structures. Il doit aussi être capable de démontrer son autorité, sa surveillance accrue et sa capacité à mettre en place des mesures correctives sur ses sites.  

Cette démarche ne concerne pas les organismes d’enseignements supérieurs publics et privés, car ils possèdent leurs propres instances de certification. 

Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?

À partir du 1er janvier 2022, l’unique moyen d’accéder à la commande publique et aux financements par fonds publics et mutualisés sera de posséder la certification Qualiopi. Ces financeurs sont principalement les Régions, l’Etat, les opérateurs de compétences, la caisse des dépôts et Pôle emploi. 

Pour le marché privé et les contrats de pair à pair, le certificat Qualiopi n’est cependant pas nécessaire. 

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est délivrée par deux types de structures : les organismes certificateurs ou les instances de labellisation. 

Pour ce qui est des organismes certificateurs, ils sont accrédités par le COFRAC, une association des pouvoirs publics attestant des compétences et de l’impartialité des instances de contrôle au niveau national. 

Les organismes certificateurs validés par le COFRAC sont à retrouver sur le site du ministère du travail. 

Des instances de labellisation sont aussi aptes à délivrer la certification Qualiopi puisqu’elles respectent, elles-mêmes, le référentiel national qualité. La liste de ces structures est disponible sur le site de France Compétences. Elles sont au nombre de 7 et offrent une labellisation et des catégories d’actions spécifiques auxquelles il faut être vigilant. On peut y retrouver le ministère de l’Éducation nationale et de la jeunesse, la Région Occitanie, le ministère de l’Intérieur, France Education International, etc. 

En quoi consistent les audits de la certification Qualiopi ?

Pour accéder aux audits et donc à la certification Qualiopi, il faut faire une demande auprès d’un des organismes certificateurs ou d’une instance de labellisation et compléter un dossier de recevabilité (KBIS, BPF, NDA). 

Il sera possible de faire un audit initial, permettant de s’assurer que les actions de l’organisme de formation ou du formateur correspondent au référentiel national qualité

Pour ce faire, il faut fournir, aux auditeurs, les indications et preuves de conformité à ce référentiel national qualité. Le programme FormaFactory de notre plateforme Doceo Formation propose des ressources et formations d’accompagnement pour aider les organismes de formations à apporter et organiser ces preuves de leur conformité.

Cet audit se fera sur le lieu de formation, mais les organismes de formation ne disposant pas de locaux pourront le passer dans un endroit de leur choix. 

Entre le 14e et le 22e mois après l’obtention de la certification Qualiopi, un audit de surveillance obligatoire est réalisé par le même organisme certificateur. Il vise à vérifier la bonne application du référentiel national qualité et peut se faire sur site ou à distance. 

Enfin, un audit de renouvellement sera nécessaire avant chaque échéance du contrat de certification, soit avant la fin des 3 ans. 

Un audit allégé est possible, mais uniquement pour les organismes de formation disposant déjà d’une certification ou d’un label enregistré au CNEFOP.

Que faire en cas de non-conformité lors d’un audit de la certification Qualiopi ?

En cas de non-conformité mineure, l’organisme de formation est dans l’obligation de mettre en place un plan d’action sur 6 mois. Ce plan doit être présenté à l’organe certifiant ou à l’instance de labellisation. 

Si 5 non-conformités mineures sont relevées, le formateur doit se soumettre à un plan de correction à présenter sous 3 mois sinon elle encourt une suspension de sa certification Qualiopi. 

En cas de non-conformité majeure, l’organisme de formation est dans l’obligation de mettre en place un plan de correction dans les 3 mois. En cas de défaillance ou si le plan d’action n’est pas conforme, l’organisme risque la suspension de sa certification Qualiopi et la réalisation d’un nouvel audit initial.

Conclusion

Dans le cadre de cette réforme et de cette nouvelle certification, plusieurs avantages se dessinent pour le monde de la formation. En effet, par une démarche unique, cette certification simplifie grandement un système qui pouvait s’avérer très complexe et difficile d’accès. De plus, le nouveau critère de veille législative, réglementaire et pédagogique garantit une grande qualité du système de formation en France. En ce qui concerne les formateurs, les indicateurs spécifiques aux différents organismes par des audits permettent une évaluation adaptée de leurs activités dans un cadre renforcé. 

En conclusion, cette certification Qualiopi ajoute une grande exigence à ce processus d’accréditation, mais elle a pour but de faire anticiper aux organismes tous les moyens et outils qui pourront les aider dans leur avenir professionnel.