Comment devenir organisme de formation ?

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Pour un formateur, devenir organisme de formation permet de structurer son activité, d’être plus crédible et légitime dans la vente de ses prestations.

De nos jours, les offres de formation qui se multiplient, et les règles pédagogiques de formation évoluent. Le cadre des organismes de formation tend donc à devenir de plus en plus réglementé, notamment avec le projet Qualiopi en 2022.

Pour savoir comment devenir un organisme de formation, plusieurs questions se posent : Qui peut devenir organisme de formation ? Que faire pour obtenir un agrément de formation ? Comment devenir un organisme de formation certifié ? Quelle procédure pour obtenir un numéro d’agrément pour son organisme de formation ? Comment faire référencer son organisme par Datadock ? Qu’est-ce que Qualiopi ?

Devenir organisme de formation

Les formations nécessaires pour devenir organisme de formation

Le métier de formateur est en plein remaniement de sa professionnalisation. De nouvelles exigences sont mises en place, notamment avec le “décret qualité” qui impose une certification : le Titre de Formateur professionnel d’adultes, délivré et reconnu par l’Etat.

Pour obtenir ce titre, deux certifications de compétences professionnelles sont demandées : « Préparer et animer des actions de formation collectives en intégrant des environnements numériques » et « Construire des parcours individualisés et accompagner les apprenants ». Ces formations sont disponibles ici.

D’autres certifications sont également admises comme le Certificat de qualification professionnelle de Formateur consultant. Celui-ci valorise les compétences commerciales, de communication, d’ingénierie de la formation et de gestion des ressources. En plus de ces certificats, il existe des licences pros ou des masters.

Se renseigner sur le marché de la formation

La première démarche pour devenir organisme de formation consiste à se renseigner sur le marché disponible. La thématique de formation doit répondre aux besoins des entreprises ou des particuliers. Comme tous produits à vendre, il faut tenir compte d’une demande évolutive qui nécessite des mises à jour constantes des méthodes de développement.

Après avoir trouvé un secteur et une thématique, la deuxième étape est d’observer la concurrence et identifier les techniques utilisées pour aborder les formations. Par une étude de marché, vous saurez quels sont les angles adoptés par les concurrents. Cela permettra au nouvel organisme de ne pas se placer frontalement face à eux mais plutôt de cibler un angle différent.

Au cours de cette étude, vous pourrez, par exemple, questionner les chefs d’entreprises afin de vous positionner sur leurs besoins de formation. Un autre aspect important consiste à proposer un catalogue assez complet sur la thématique pour couvrir le maximum des demandes/exigences de vos apprenants potentiels.

Attention, il est également important de se renseigner sur les droits et les obligations d’un organisme de formation, référencés dans le Code du travail, pour éviter les interdits et les erreurs qui entraînent, souvent, des amendes assez élevées. Prenez soin de bien préparer votre projet de création d’emploi avant votre enregistrement en tant que formateur indépendant, cela vous évitera de désagréables surprises financières.

La déclaration d’activité des organismes de formation

En France, il est nécessaire d’obtenir une agrément pour faire financer ses formations. Ainsi, les entreprises cotisent pour la formation professionnelle, ce qui leur permet d’être remboursées par les fonds de formations. Cependant, cet agrément n’est accordé que si vous possédez un numéro d’organisme de formation.  

Par conséquent, toute personne, désirant devenir organisme de formation (même les indépendants, les occasionnels ou les sous-traitants), doit déposer une déclaration d’activité auprès du préfet de sa région. Elle doit être remise dans les 3 mois suivant la signature du premier contrat ou première convention de formation au service de contrôle de la formation professionnelle de la DIRECCTE.

Pour entreprendre cette démarche d’enregistrement, il est demandé de compléter un formulaire Cerfa à télécharger.

Il est conseillé, en cas de difficulté, de consulter les dossiers d’autres organismes afin de bien prendre connaissance des pièces justificatives à fournir, notamment celles correspondant à la formation. Comme toute entreprise et association, le paiement de la demande sera pris en charge par le demandeur. Le délai de réponse est d’environ 1 mois pour obtenir le numéro de déclaration d’activité. Au cours de ce laps de temps, le formateur peut disposer d’une première expérience “sans préjuger de la décision de l’administration”. 

Cependant, faites attention, pratiquer des formations sans ce numéro de déclaration reste interdit. 

Se faire référencer et se conformer aux normes en tant qu’organisme de formation

Le référencement des organismes de formation sur DataDock

La banque de données Datadock référence les organismes de formation. Pour être trouvé facilement par les futurs clients, il est impératif de faire/suivre la démarche d’inscription pour figurer sur la liste des organismes de formation certifiés.

Les contrôleurs accordent la certification Datadock après l’examen de 6 critères principaux avec 21 indicateurs. Les critères qualité de formation sont vérifiés grâce aux pièces justificatives qui vous sont demandées, et elles assurent que la réglementation française est bien respectée. Les contrôleurs demandent entre autres des documents faisant preuves de l’organisation concrète de l’établissement (les feuilles d’émargement, les contrats, le catalogue). La préparation des documents nécessite généralement plusieurs mois pour un travail en autonomie, mais cela peut être réduit par l’accompagnement d’un organisme spécifique.

Pour éviter la saisie (informatique) de toutes vos informations, un fichier XML est intéressant, car il transmet directement les données sur la plateforme. La mise en ligne s’effectue ensuite en 24 heures.

Qualiopi, la certification “Top qualité” des organismes de formation

À partir du 1er janvier 2022, la certification Qualiopi sera obligatoire pour les organismes de formation qui souhaitent bénéficier des financements de l’État. Il est d’ores et déjà possible de faire une demande, et celle-ci coûtera entre 1 500 et 3 000 euros.

Cette nouvelle certification comprend 7 critères du référentiel national qualité comportant 32 indicateurs. Voici quelques exemples des indicateurs observés : la conception de la formation ; le développement des compétences du personnel de formation ; le principe d’amélioration continue…

La plupart des centres de formation correspondent aux critères, cependant il est demandé des preuves de respect de chaque critère et de structurer son organisation pour le passage d’un audit. Si l’organisme certificateur valide l’audit, il délivre donc un certificat Qualiopi pour une période de 3 ans. Une veille, avec un audit plus court, a lieu 18 mois après l’obtention du certificat.

Cette surveillance peut paraître complexe, exigeante et pointilleuse, mais elle permettra de gagner du temps et en qualité, au quotidien. En effet, ces audits inciteront les organismes à prévoir tous les scénarios qu’ils pourraient rencontrer à l’avenir. C’est pourquoi, ils seront davantage prêts à pratiquer leur formation dans les meilleures conditions.

L’obtention de la certification Qualiopi ne favorise malheureusement pas les petits entrepreneurs. Il sera plus difficile de gérer ces nouvelles exigences pour les indépendants, les débutants et les organismes avec un petit nombre d’employés. Heureusement, ils ne sont pas seuls, Doceo Formation dispose des connaissances nécessaires à la préparation des fameux audits et peut accompagner les formateurs indépendants jusqu’à l’obtention du sésame.

Avoir une identité digitale pour votre organisme de formation

Il est également indispensable d’avoir une identité de marque unique et reconnaissable avec un logo et un site web. Le site internet représente le visage de l’organisme. Il est le premier contact vers l’image et l’expertise du centre. Il doit donc être ergonomique et optimisé pour plaire aux visiteurs. Les informations doivent être précises et rapides à trouver, tout en restant simples. La plateforme doit donc proposer le catalogue complet de formation et présenter les renseignements que le public recherche (formation + titre + ville).

Recruter dans votre organisme de formation

Le recrutement des formateurs se pratique, généralement, quelques temps après l’ouverture de l’organisme.  Ainsi, beaucoup d’organismes de formation commencent à fonctionner avec seulement leur créateur. En fait, le recrutement alourdit assez fortement la charge de travail du gestionnaire.

C’est pourquoi, pour recruter des formateurs indépendants, la construction d’une base de données pointue est nécessaire, ainsi que des signatures de contrat avec des entreprises en direct afin de les faire venir dans les locaux de l’organisme. Cette méthode de fonctionnement est assez rentable pour commencer à renforcer son organisme.

Choisir les locaux de l’organisme de formation

Ainsi, l’étape suivante consiste à choisir et installer des locaux pour accueillir vos formateurs et vos groupes de stagiaires. Un conseil, donné par de nombreux formateurs, consiste à privilégier des locaux situés en zones industrielles pour disposer de places de parking et d’un accès facile et rapide par l’autoroute. Bien sûr, ceux qui feront le choix de pratiquer des formations en télétravail, n’auront pas besoin d’un local défini.

Trouver des clients pour votre organisme de formation

Grâce à un référencement sur Datadock, il sera plus simple aux futurs clients de trouver les organismes de formation. Pourtant, les clients ne viendront pas toujours à vous, des démarches commerciales précises s’imposent, et vous devrez développer le réseau professionnel de votre milieu. Il faut aussi garder à l’esprit que plus votre lien avec les entreprises sera direct, plus votre rémunération sera intéressante.

Une autre information importante pour décrocher de nouveaux contrats : les centres de formation d’apprentis embauchent aussi des formateurs externes ayant un niveau supérieur ou égal aux élèves et au moins deux années d’expérience dans le domaine.

Quand les clients seront dans vos locaux, qu’ils soient formateurs indépendants ou stagiaires, il est primordial d’instaurer une convivialité pour pousser vos partenaires à la fidélité. Cet aspect est d’autant plus important que les stagiaires remplissent en fin de formation une fiche d’évaluation qui remontera à la direction de leur entreprise. Enfin, cet esprit de convivialité permettra d’enclencher des discussions sur les besoins de votre entreprise, ce qui vous offre la possibilité d’affiner vos prestations de formation.