La certification Qualité indispensable aux formateurs : de Datadock à Qualiopi

certification qualiopi

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À partir du 1er janvier 2022, la certification Qualité Qualiopi sera indispensable pour tous les organismes de formation et les formateurs indépendants souhaitant bénéficier des fonds publics et des fonds mutualisés. 

Jusqu’à présent, Datadock constituait le précieux sésame pour accéder aux financements. Tout organisme de formation ou formateur indépendant référencé sur cette base de données pouvait obtenir des financements publics. Néanmoins, le Gouvernement a décidé de renforcer son Référentiel national qualité dans le cadre de la loi Avenir professionnel : les organismes assurant des formations, des bilans de compétences, des apprentissages et des VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) devront à présent se soumettre à Qualiopi.

Alors, voyons ce qu’implique concrètement ce changement, et comment vous pouvez obtenir votre certificat de Qualité par Qualiopi !

Datadock, actuelle base de référencement

Depuis 2015, Datadock constitue la principale base de données en référençant tous les organismes de formation et les formateurs aptes à fournir un enseignement de qualité. Afin de certifier un organisme Qualité, Datadock se base sur 6 critères définis par la loi, vérifiés par 21 indicateurs

Pour intégrer le Datadock, il suffit de créer un compte et de déposer un dossier sur le site officiel datadock.fr. Dans ce dossier, vous devez procéder à plusieurs déclarations et déposer des éléments justificatifs pour chaque indicateur. Les dossiers sont ensuite étudiés par un financeur, au hasard, qui décide de référencer ou non l’organisme dans le Datadock en validant les 6 critères qualité. Les financeurs peuvent ensuite rattacher les organismes certifiés qui les intéressent à leurs catalogues de références. Quant aux organismes et formateurs « datadockés », c’est-à-dire qui valident les 21 indicateurs et remplissent les 6 critères, ils peuvent être financés par les fonds publics.

Qualiopi, la nouvelle certification unique Qualité

À partir du 1er janvier 2022, Datadock sera définitivement remplacé par Qualiopi. Actuellement, 53 certifications différentes sont référencées par le CNEFOP. Qualiopi a pour vocation de devenir, à terme, la seule et unique certification Qualité pour les formateurs et organismes de formation

Les critères Qualité de Qualiopi

Qualiopi reprend globalement les 6 critères déjà mis en place par Datadock, à la différence que l’accent est davantage mis sur le bénéficiaire de la formation, dans une optique de personnalisation. Avec Datadock, il était pour le moment question de s’adapter au public, c’est-à-dire aux clients de manière collective. La nuance est légère mais bien présente. Un 7e critère a aussi été ajouté.

Voici, de manière simplifiée, les critères Qualité imposés par Qualiopi :

  • Informer les publics 
  • Concevoir les prestations 
  • Mettre en œuvre l’action de formation
  • Mobiliser les moyens nécessaires
  • Maîtriser les compétences des personnels 
  • Se faire évaluer pour s’améliorer 
  • Effectuer une veille de son environnement (la petite nouveauté)

De même, il ne sera plus question des 21 indicateurs Datadock, mais de 22 indicateurs communs et de 10 indicateurs spécifiques selon le type d’action de l’organisme : formation, bilan de compétences, apprentissage ou VAE.

Les principales différences entre Qualiopi et Datadock

Outre ces légers changements au sein des critères et indicateurs Qualité, Datadock et Qualiopi reposent en réalité sur des logiques totalement différentes. Datadock est basé sur une logique déclarative. Les formateurs remplissent simplement leur dossier en fournissant les documents demandés. Si les 21 indicateurs sont jugés valides, ils sont référencés et certifiés Qualité. Il n’y a donc aucun contrôle au moment d’effectuer cette démarche. Bien entendu, ils ne sont pas à l’abri de perdre leur certification à posteriori si un contrôle s’avère peu concluant.

Avec Qualiopi, on change de stratégie en passant à une logique d’audit. L’organisme de formation demandant à être certifié fera l’objet d’audits : initial, de suivi et de renouvellement. L’audit initial aura obligatoirement lieu sur site, les suivants pourront être réalisés à distance. Les critères et indicateurs de Qualité seront donc scrupuleusement vérifiés !

Qualiopi introduit aussi un système de management des compétences pour les intervenants et toutes les autres personnes impliquées dans le dispositif formatif. Datadock se concentrait essentiellement sur les formateurs. Avec Qualiopi, toutes les personnes intervenant de près ou de loin dans les formations que vous proposez devront être dûment formées. 

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

Pour obtenir la certification Qualité Qualiopi, vous pouvez vous tourner vers l’interlocuteur de votre choix :

  • Un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, dont la liste est disponible sur le site du Ministère du Travail.
  • Une instance de labellisation, dont la liste est établie par France Compétences.

Les audits Qualiopi

Une fois votre demande émise, l’organisme certificateur ou l’instance de labellisation contactée enclenchera la procédure de certification Qualiopi. Cette procédure se divise en 3 étapes, imposant un véritable suivi sur plusieurs années :

  • L’audit initial, qui se réalise sur site, consiste à vérifier que vous menez des actions de formation correspondant aux exigences du Référentiel national qualité. Si c’est le cas, vous recevrez une certification pour 3 ans. 
  • L’audit de suivi s’effectue 18 mois après. Cet audit permet de vérifier que le Référentiel national de qualité est toujours bien appliqué. Il peut s’effectuer à distance ou directement sur le site.
  • Enfin, l’audit de renouvellement, est réalisé à l’issue de la 3e année, et avant l’expiration de votre certification Qualité. 

Pendant ces audits, le respect des 7 critères et des divers indicateurs Qualiopi sera vérifié. En cas de non-conformité mineure, vous devrez adresser un plan d’action sur 6 mois à l’organisme certificateur. En cas de non-conformité majeure, des actions correctives devront être menées sous 3 mois, période pendant laquelle votre certification sera suspendue. Si à l’issue des 3 mois, la situation n’est pas corrigée, la certification Qualité vous sera retirée et vous devrez recommencer le processus depuis l’audit initial. Cette procédure sera aussi appliquée si vous présentez cinq non-conformités mineures ou plus.

Le passage de Datadock à Qualiopi

Jusqu’au 31 décembre 2021, le référencement Datadock reste le seul vous permettant d’accéder aux financements publics. Passé cette date, votre organisme doit avoir été certifié par Qualiopi pour continuer de toucher vos subventions. 

Néanmoins, vous pouvez demander à être certifié Qualiopi dès maintenant ! Vous pouvez bien entendu déclarer votre certification Qualiopi sur votre compte Datadock. Cela vous permettra de bénéficier de plus de crédibilité. De plus, en procédant dès maintenant à cette certification, vous éviterez la prévisible congestion en fin d’année, quand les derniers organismes se précipiteront pour recevoir la certification avant le 1er janvier 2022. 

Pour vous aider à passer d’ores et déjà votre certification Qualité, n’hésitez pas à suivre une formation Qualiopi. Des spécialistes évalueront ainsi votre structure et son niveau de conformité par rapport au Référentiel national qualité. Doceo Formation peut vous accompagner dans cette démarche et vous préparer à passer la certification, alors n’hésitez pas à nous contacter dès maintenant !