Comment répondre aux critères de qualité d’un organisme certificateur Qualiopi ?

certificateur qualiopi

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Vous souhaitez faire certifier votre organisme de formation par le label Qualiopi, mais ne savez pas quels sont les critères certificateurs ? Quel prestataire choisir pour obtenir la certification RNF ? Vous avez de l’expérience et souhaitez proposer des formations qualitatives avec le certificateur Qualiopi ? Vous êtes formateur indépendant et voulez vous conformer aux audits qualité ? Voilà quelques outils pour vous aider à vous préparer.

Un point sur la certification Qualiopi

Qui est concerné par Qualiopi ?

Qualiopi, c’est le nouvel indicateur qualité des organismes de formation et de développement des compétences. Concrètement, que vous soyez formateur indépendant ou que vous fassiez partie d’une société qui dispense des formations professionnelles, le référentiel Qualiopi vous concerne. À partir du 1er janvier 2022, cette certification devient obligatoire et s’obtient pour une durée de 3 ans, avec renouvellement.

La plateforme digitale Doceo Formation propose un programme de préparation pour répondre de façon conforme aux exigences du référentiel Qualiopi. À l’aide d’un suivi personnalisé et d’un accompagnement par un formateur qualifié, Doceo Formation garantit une prise en charge du client dans son évolution vers l’obtention de la marque Qualiopi.

Concrètement, qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Le RNQ (Référentiel National Qualité), plus connu sous le nom de Qualiopi, est constitué de 7 critères répartis sur 32 indicateurs. Ces indicateurs vont être appliqués en fonction de la nature de votre organisme de formation, certains seront ajoutés en vue de vos spécificités. Qualiopi est véritablement le passeport de votre entreprise, le permis de travail qui vous permettra de bénéficier des fonds de financements publics et de gagner en visibilité auprès de vos clients et prospects.

Être agréé par un certificateur Qualiopi, c’est donc obtenir la certification qui vous aidera à booster votre organisme de formation et à le rendre crédible auprès de vos clients. Vous pourrez ainsi développer de nouvelles activités et augmenter vos revenus, en remportant de nouveaux marchés.

 

Le déroulement des audits, indicateurs de qualité

L’audit initial, le bilan de votre organisme de formation

Tout d’abord, la durée du processus d’audit dépendra du nombre d’indicateurs qui s’appliqueront à votre organisme. Voici une liste du nombre d’indicateurs en fonction des catégories établies par l’article L6316-1 du Code du travail :

  • Formation : 22 à 28 indicateurs ;
  • Bilans de compétences : 22 indicateurs ;
  • Accompagnement VAE : 24 indicateurs ;
  • Apprentissage : 32 indicateurs.

Avant l’audit initial, le nombre d’indicateurs sera donc fixé suivant votre catégorie ; vous pourrez ainsi vous préparer en fonction des critères et en tenant compte des recommandations du ministère du Travail.

L’ouverture de l’audit aura lieu avec le chef d’entreprise et le responsable qualité et présentera les intervenants successifs concernés par les indicateurs (exemple : le nombre de stagiaires dans l’entreprise). Puis, si aucune objections n’est formulée au cours de l’audit, celui-ci est validé. Vous obtiendrez alors votre certificat Qualiopi.

En revanche, si ne serait-ce qu’un des indicateurs n’est pas conforme, vous aurez entre 3 et 6 mois pour y remédier avec un plan d’action concret. La démarche de Qualiopi repose sur 4 principes : planifier, réaliser, contrôler, améliorer. Le développement des compétences est un domaine sécurisé, qui bénéficie d’un accompagnement si vous choisissez le bon prestataire pour votre audit !

L’audit de surveillance

L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention de votre certificat Qualiopi. Il permet de vérifier, en cours de cycle d’audit, que tout se passe bien et que tout est conforme. L’audit a lieu généralement à distance, par téléphone ou par visio, sauf si le premier audit a déjà eu lieu à distance, auquel cas le second sera obligatoirement sur site. Le second audit est en moyenne deux fois moins long que l’initial. L’auditeur va porter son attention sur les nouveautés que vous avez intégrées au sein de votre organisme de formation à la suite de l’audit initial. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives ainsi que celle des mesures préventives mises en place par le plan d’action.

L’audit de renouvellement, pour garder la marque Qualiopi

Le renouvellement de la certification est obligatoire afin de conserver la labellisation du RNQ. L’audit de renouvellement aura lieu sur place, avant la date d’échéance du certificat. Il doit impérativement avoir été programmé avant l’expiration du précédent certificat, sous peine de devoir recommencer un cycle d’audition complet.

L’essentiel avec le certificat Qualiopi, c’est le principe de l’amélioration continue. Donc ne relâchez pas vos efforts, et continuez d’innover afin de faire briller votre organisme de formation !

Quel prestataire certificateur Qualiopi choisir ?

L’accréditation par le COFRAC

Seuls les prestataires certificateurs ayant été accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation) ont le droit de délivrer la marque qualité RNF. Dans le cadre de la certification Qualiopi, la norme d’accréditation applicable pour le prestataire certificateur est la norme ISO CEI 17065. Vous devrez donc vous assurer, avant de choisir votre certificateur Qualiopi, qu’il répond bien à cette norme. Le ministère du Travail a publié récemment une liste d’organismes certificateurs, mise à jour régulièrement, à qui vous pouvez adresser votre demande en toute sérénité.. L’accréditation par le COFRAC est donc un processus essentiel à prendre en compte.

Un organisme certificateur RNF fiable

Avant de choisir votre certificateur Qualiopi, il faut donc vous assurer de sa fiabilité. Des organismes certificateurs de qualité ont été listés :

  • APAVE ;
  • SGS ICS ;
  • AFNOR ;
  • Bureau de Certification International ;
  • Label Qualité Système.

À savoir que les deux premiers ont été classés comme étant les meilleurs, autant pour leur profil qualité, que pour l’accessibilité des tarifs et la réalisation des audits. Renseignez-vous bien avant de choisir l’organisme certificateur qui vous délivrera la marque Qualiopi, et fiez-vous à votre instinct.

La durée du processus d’audit ne doit pas servir de critère pour le choix de l’organisme certificateur, tout simplement parce que cela ne dépend pas (entièrement) de lui ! C’est le nombre d’indicateurs qui fera la différence, et cela est lié à ce que propose votre entreprise en termes de formation. Le temps est calculé en fonction de votre chiffre d’affaires, et des catégories à certifier. Le prestataire certificateur ne peut donc pas baser sa renommée sur la durée de l’audit.

Le remplacement de Datadock ?

Quand Qualiopi détrône Datadock

Datadock, le catalogue créé par les OPCO pour contrôler la conformité des organismes de formation au décret qualité, sera bientôt remplacé. Eh oui ! C’est bel et bien le certificat Qualiopi qui le détrônera ! En effet, à terme, la certification RNQ Qualiopi remplacera la déclaration sous Datadock. Le fait d’être « certifié selon une démarche reconnue CNEFOP » (autrement dit « datadocké »), ne permettra plus de bénéficier des fonds publics ou mutualisés

À ne pas oublier : un organisme« datadocké » ne signifie par qu’il est certifié ! Seul le certificat Qualiopi sera reconnu comme marque valide de qualité. Donc, filez réviser votre prestation pour votre audit initial, et « puisse le sort vous être favorable » !