Vous souhaitez faire certifier votre organisme de formation par le label Qualiopi, mais ne savez pas quels sont les critères certificateurs ? Quel prestataire choisir pour obtenir la certification RNF ? Vous avez de l’expérience et souhaitez proposer des formations qualitatives avec le certificateur Qualiopi ? Vous êtes formateur indépendant ? Cherchez-vous de l’aide pour vous conformer aux audits qualité ? Voilà quelques outils pour vous aider à vous préparer.
Un point sur la certification Qualiopi
Qui est concerné par Qualiopi ?
Qualiopi, c’est le nouvel indicateur qualité des organismes de formation et de développement des compétences. Concrètement, si vous êtes formateur indépendant ou que vous détenez d’une société qui dispense des formations professionnelles, le référentiel Qualiopi vous concerne. Depuis le 1er janvier 2022, cette certification est obligatoire. Elle s’obtient pour une durée de 3 ans, avec renouvellement. En fait, c’est un processus de qualification pour assurer une certaine démarche-qualité de votre formation.
Chez Doceo Formation, nous proposons un programme de préparation pour répondre de façon conforme aux exigences du référentiel Qualiopi. Nos formations comportent un suivi personnalisé et un accompagnement par un formateur qualifié. Celui-ci garantit votre réussite dans votre évolution vers l’obtention de la marque Qualiopi. Doceo Formation articule ses évaluations autour du management de la qualité. Vous pouvez explorer nos prestations pour choisir celle qui vous convient le mieux.
Concrètement, qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
Le RNQ (Référentiel National Qualité), plus connu sous le nom de certification Qualiopi, référence 7 critères répartis sur 32 indicateurs. Ces indicateurs s’appliquent en fonction de la nature de votre organisme de formation. Certains sont ajoutés en vue de vos spécificités. En fait, Qualiopi est véritablement le passeport de votre entreprise. Effectivement, ce permis de travail permet de bénéficier des fonds de financements publics. En effet, le certificat permet de gagner en visibilité auprès de vos clients et prospects. De plus, cette normalisation accorde plus de sécurité au travail en assurant vos compétences à vos apprenants.
Être agréé par un certificateur Qualiopi, c’est donc obtenir la certification que vos formations sont éligibles aux financements. Ce message envoyé à vos prospects est un gage de qualité et de sérieux, idéal pour booster votre organisme de formation. En effet, il constitue un très bon moyen pour le rendre crédible auprès de vos clients. Vous développez ainsi de nouvelles activités et augmentez vos revenus, en remportant de nouveaux marchés. Effectivement, les certifications sont importantes auprès des auditeurs également.
Le déroulement des audits, indicateurs de qualité
L’audit initial, le bilan de votre organisme de formation
Tout d’abord, la durée du processus d’audit dépend du nombre d’indicateurs qui s’appliquent à votre organisme. Voici une liste du nombre d’indicateurs en fonction des catégories établies par l’article L6316-1 du Code du travail :
- Formation : 22 à 28 indicateurs ;
- Bilans de compétences : 22 indicateurs ;
- Accompagnement VAE : 24 indicateurs ;
- Apprentissage : 32 indicateurs.
Avant l’audit initial, le nombre d’indicateurs dépend de votre catégorie. Préparez-vous en fonction des critères et en tenant compte des recommandations du ministère du Travail. Ce sont des référentiels destinés aux prestataires de formation. En fait, chaque indicateur concerne une étape de votre formation. Par exemple, l’indicateur 4 présente les besoins identifiés pour vos apprenants en fonction de votre domaine d’expertise.
L’ouverture de l’audit se déroule avec le chef d’entreprise et le responsable qualité. En fait, les formateurs et les intervenants successifs concernés par les indicateurs (exemple : le nombre de stagiaires dans l’entreprise) se présentent devant eux. Puis, l’audit est validé, si aucune objection n’est formulée. Enfin, vous obtenez votre certificat Qualiopi.
En revanche, si l’un des indicateurs n’est pas conforme, vous aurez entre 3 et 6 mois pour y remédier avec un plan d’action concret. La démarche de Qualiopi repose sur 4 principes : planifier, réaliser, contrôler, améliorer. Le développement des compétences est un domaine sécurisé, qui bénéficie d’un accompagnement si vous choisissez le bon prestataire pour votre audit ! En effet, ce système de management répond aux exigences de la norme Qualiopi.
L’audit de surveillance
L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention de votre certificat Qualiopi. Il permet de vérifier, en cours de cycle d’audit, que tout se passe bien et que tout est conforme. L’audit a lieu généralement à distance, par téléphone ou par visio, sauf si le premier audit a déjà eu lieu à distance, auquel cas le second sera obligatoirement sur site. De plus, le second audit est en moyenne deux fois moins long que l’initial.
L’auditeur va porter son attention sur les nouveautés que vous avez intégrées au sein de votre organisme de formation à la suite de l’audit initial. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives ainsi que celle des mesures préventives mises en place par le plan d’action. En fait, faire appel à une tierce-partie permet de certifier la qualité.
L’audit de renouvellement, pour garder la marque Qualiopi
Le renouvellement de la certification est obligatoire afin de conserver la labellisation du RNQ. L’audit de renouvellement se déroule sur place, avant la date d’échéance du certificat. Il doit impérativement avoir été programmé avant l’expiration du précédent certificat, sous peine de devoir recommencer un cycle d’audition complet. Le renouvellement fait partie des exigences de la certification.
L’essentiel avec le certificat Qualiopi, c’est le principe de l’amélioration continue. Donc ne relâchez pas vos efforts, et continuez d’innover afin de faire briller votre organisme de formation ! La pierre angulaire de l’obtention de la certification reste le système qualité.
Quel prestataire certificateur Qualiopi choisir ?
L’accréditation par le COFRAC
Le COFRAC (Comité français d’accréditation) désigne les prestataires certificateur en droit de délivrer la marque qualité RNF. Dans le cadre de la certification Qualiopi, la norme d’accréditation applicable pour le prestataire certificateur est la norme ISO CEI 17065. Avant de choisir votre certificateur Qualiopi, assurez-vous qu’il répond bien à cette norme. Le ministère du Travail a publié récemment une liste d’organismes certificateurs. Cette dernière est mise à jour régulièrement. Vous pouvez adresser votre demande en toute sérénité à l’un des organismes présents sur la liste. L’accréditation par le COFRAC est donc un processus essentiel à prendre en compte. Celle-ci fonctionne comme les labels certifiés que nous connaissons tous. Elle est délivrée par un organisme de certification.
Un organisme certificateur RNF fiable
Avant de choisir votre certificateur Qualiopi, il faut donc vous assurer de sa fiabilité. Des organismes certificateurs de qualité ont été listés :
- APAVE ;
- SGS ICS ;
- AFNOR ;
- Bureau de Certification International ;
- Label Qualité Système.
À savoir que les deux premiers ont été classés comme étant les meilleurs, autant pour leur profil qualité, que pour l’accessibilité des tarifs et la réalisation des audits. Ce sont tous des organismes de certification. Ils peuvent attester de leur impartialité. Renseignez-vous bien avant de choisir l’organisme certificateur qui vous délivrera la marque Qualiopi, et fiez-vous à votre instinct.
La durée du processus d’audit ne doit pas servir de critère pour le choix de l’organisme certificateur, tout simplement parce que cela ne dépend pas (entièrement) de lui ! C’est le nombre d’indicateurs qui fera la différence, et cela est lié à ce que propose votre entreprise en termes de formation. Le temps est calculé en fonction de votre chiffre d’affaires, et des catégories à certifier. Le prestataire certificateur ne peut donc pas baser sa renommée sur la durée de l’audit.
Le remplacement de Datadock ?
Quand Qualiopi détrône Datadock
Datadock, le catalogue créé par les OPCO pour contrôler la conformité des organismes de formation au décret qualité, sera bientôt remplacé. Eh oui ! C’est bel et bien le certificat Qualiopi qui le détrônera ! En effet, à terme, la certification RNQ Qualiopi remplacera la déclaration sous Datadock. Le fait d’être « certifié selon une démarche reconnue CNEFOP » (autrement dit « datadocké »), ne permettra plus de bénéficier des fonds publics ou mutualisés.
À ne pas oublier : un organisme« datadocké » ne signifie par qu’il est certifié ! Seul le certificat Qualiopi sera reconnu comme marque valide de qualité. Donc, filez réviser votre prestation pour votre audit initial, et « puisse le sort vous être favorable » !
